hMISS

V 4.0

Sistem de secretariat 

 

Aplicaţia  hMISS, este o colecţie de instrumente de tip secretariat: "maşină de scris", registru de intrări-ieşiri, agendă, calendar, "calculator de buzunar", carte de telefon, catalogul partenerilor şi conţine un repertoriu de reglementări.

 

În ce variante se poate utiliza aplicaţia ?

 

         - implementată pe un calculator ea poate deservi o secretară

         - la firme mici ea poate înlocui secretara - crearea documentelor proprii şi evidenţa intrării-ieşirii documentelor putându-se realiza de către personalul disponibil

         - în unităţi  mai mari, ea poate fi implementată în reţea locală şi utilizată în comun de către secretară şi persoanele din conducere, unde agenda şi însemnările pot fi definite ca instrumente personale, iar cartea de telefon, catalogul firmelor, arhiva de documente, registrul de intrări - ieşiri pot fi comune

         - implementată în reţea locală aplicaţia poate fi folosită în comun de mai multe compartimente, ca: secretariat, desfacere, aprovizionare

 

Cine poate utiliza hMISS ?

 

        Folosirea  aplicaţiei   necesită  cunoştinţe  elementare de operare, ea poate fi însuşită  în câteva zile chiar şi de persoane încă nefamiliarizate cu calculatorul.

 

Crearea şi arhivarea documentelor

 

-          documentele sunt grupate după tipul lor (adrese, adeverinţe, procese verbale, scrisori, etc.). Crearea unui nou document asemănător se poate realiza fie prin editare, fie prin copiere, când se introduc toate modificările necesare pe un document  deja redactat, cu conţinut asemănător. La livrare aplicaţia conţine o serie de modele de documente uzuale care pot fi completate şi prin copiere

-          odată cu redactarea lor, documentele sunt prinse într-un catalog de documente, unde pot fi regăsite oricând după diverse criterii: tip, număr, destinatar, data, etc.  

-          documentele care intră în unitate sau ies din unitate se înregistrează într-un registru de intrări-ieşiri unic, unde se poate specifica şi locul unde poate fi regăsit documentul sau copiile sale

-          în cazul adresării mai multor plicuri cu scrisori, circulare, etc. se pot imprima plicurile automat, selectând firmele sau persoanele cărora  le  sunt adresate. La sfârşit se poate lista  borderoul de corespondenţă.

 

Ce informaţii se pot reţine despre partenerii utilizatorului?

 

          - toate firmele cu care are contacte utilizatorul ( furnizori, clienţi, ofertanţi, bănci, etc.) se pot introduce într-o bază de  date cu o serie de informaţii despre ele:

                        - adresa  - codul poştal al localităţii  se introduce automat

                        - numere de telefon, fax - prefixul se introduce automat

                        - codul fiscal

                        - numărul de la Registrul Comerţului

                        - banca şi contul bancar

                        - observaţii utile

          - toate persoanele cu care are relaţii utilizatorul - de ex. angajaţi, colaboratori, parteneri de afaceri etc.  - se pot identifica cu următoarele date: firma la care lucrează, adresa la domiciliu, telefoane la serviciu şi acasă, funcţia, observaţii utile.

 

Ce instrumente  mai cuprinde hMISS?

 

-          reglementări - aplicaţia este livrată cu un repertoriu despre principalele reglementări apărute în ultimii ani, cu accent pe cele economice. Aici utilizatorul poate organiza o evidenţă proprie a legislaţiei care apare pe parcursul exploatării programului  pentru o regăsire rapidă după diverse criterii şi poate extrage principalele articole care prezintă interes pentru activitatea sa

 

-          agenda - se pot înscrie activităţi ce urmează să fie efectuate la o anumită dată sau oră, care se pot regăsi după dată sau conţinutul activităţii

 

-          notiţe - caiet cu probleme şi însemnări care se pot regăsi după titlu sau dată. "Foile" se pot grupa după mai multe criterii.

 

 

Care sunt utilitarele cuprinse în program?

 

          -adrese şi telefoane utile - conţine adresa şi numărul de telefon al serviciilor publice: pompieri, poliţie, salvare, gări, staţii de taxiuri, restaurante, agenţii de voiaj etc. cu posibilităţi de completare,  ştergere, actualizare

          - localităţi, judeţe, ţări  -  programul este livrat cu date înregistrate despre aproximativ 300 oraşe din ţară şi cu date despre aproximativ 50 de ţări (prefix telefonic, cod poştal, decalaj orar, monedă, capitala, judeţe, etc.)    

          - calculator de buzunar -  este oricând apelabil pentru a efectua operaţii aritmetice de bază

          - calendar - este oricând la îndemână pentru căutarea  unor anumite  date chiar şi din anii precedenţi sau următori      

 

 

Care este suportul tehnic minim necesar pentru exploatarea lui hMISS?

 

      - pentru utilizarea  programului este necesar cel puţin un calculator tip IBM PC 486 şi o imprimantă de orice tip, documentele putându-se lista şi  în format A4.